Open Text Document Server, Alchemy Edition is een digitaal archief oplossing, ook wel document beheer systeem (DMS) genoemd. Met Document Server hebben bedrijven de mogelijkheid om snel en effectief gescande documenten,  Office bestanden, afbeeldingen, faxen en e-mail digitaal te archiveren. Open Text Document Server scant automatisch data folders op de servers en kopieert de fysieke data naar het archief systeem.

Archief raadplegen
Gebruikers kunnen via een Windows cliënt of via de browser met trefwoorden zoeken naar de gewenste informatie. Gevonden informatie kan bestaan uit documenten, faxen, afbeeldingen, e-mail en andere bestanden. 

Indexeren
Documenten kunnen automatisch en handmatig geïndexeerd worden. Automatische indexatie houdt in dat tijdens het kopiëren van de data automatisch kenmerken worden toegekend door middel van zone-OCR. Ook de complete inhoud (tekst na OCR) van het document kan worden gebruikt als metadata. U kunt er ook voor kiezen om documenten handmatig te voorzien van de juiste kenmerken zoals klantnaam, klantnummer, ordernummer etc. Voorbeelden zijn onder andere afbeeldingen, geschreven tekst etc.

Enkele toepassingen zijn:

• Automatisch data folders scannen en archiveren
• Vanuit een Multi Functionele Printer direct scannen naar het archief
• Post scannen en via e-mail (link) doorsturen naar de gebruikers
• Uitgaande facturen uit andere systemen (output management) automatisch archiveren
• Binnenkomende facturen automatisch naar budgethouders sturen voor goedkeuring

Veiligheid
Open Text Document Server, Alchemy Edition is vooral veilig. Aan gebruikers kunnen rechten worden toegekend in welke digitale archiefkast naar informatie gezocht mag worden. Document Server heeft integratie met Active Directory en  past speciale encryptie toe op de data bases (digitale archiefkasten). Printopdrachten, het kopiëren en bewerken van documenten kunnen beveiligd worden. 

Licensering
Open Text Document Server kent een standaard en een gevanceerde server licentie. De geavanceerde licentie heeft integratie met Windows Active Directory en aan gebruikers kunnen rechten worden verleend voor inzage van specifieke gearchiveerde dossiers.
De zoek en indexeer licentie zijn gebaseerd op het ‘gelijktijdige gebruik’ (concurrent use) van het archiefsysteem. Zo kan voor een 10-tal gebruikers minder zoeklicenties aangeschaft worden.

Kenmerken Open Text Document Server, Alchemy Edition

• Automatische scan naar archief en volledig tekst doorzoekbaar
• Beveiliging op database, folder en op document niveau
• Windows security (Active Directory)
• Geïntegreerde viewer
• Herkent meer dan 200 bestandstypen
• Tekstblok/barcode herkenning
• Aanpasbaar zoekscherm voor gebruikers
• Windows en web interface
• Efficient en snelle database, geen third party database nodig 
• Portable database
• Databases kunnen op meerdere locaties worden bewaard
• Zoeken in meerdere databases tegelijk
• Versiebeheer
• Email integratie (MS Exchange)
• Archief van faxberichten
• MS Office integratie
• Versiebeheer
• Document historie
• Vlotte integratie met applicaties
• Audit trial tbv documenthistorie (document life cycle)
• Notities in document maken
• Mogelijkheden voor workflow
• Integratie met MFP’s (multi functionele printers)
• Post bezorging via email
• Koppeling met factuurverwerkingsysteem 
• SharePoint integratie

Klik hier voor meer informatie.en het informatie dossier digitaal archief.