Heeft u ook zoveel ordners? En kunt u snel iets terugvinden? We zoeken gemiddeld 5 uur per week naar informatie in het archief.

Met een digitaal archief gaat het 10 tot 20x sneller. En met goedkeuring van officiële instanties kunt u het papieren archief vernietigen.

Open Text Document Server, Alchemy Edition is een digitaal archief systeem dat geschikt is om grote hoeveelheden informatie jarenlang te bewaren. Het voldoet aan het data-integriteitsmodel waardoor het niet meer nodig is om papieren documenten te bewaren. Via de optionele Scan module kunnen gescande documenten worden geindexeerd waarna ze volledig tekstdoorzoekbaar in het digitale archief worden opgeslagen.

Via de Search Client (lokale installatie of web client) kunnen de gebruikers gemakkelijk en snel documenten terugvinden. De ingebouwde viewer toont het document zonder een externe applicatie op te starten. Door het instellen van rechten kan bepaald worden welke afdelingen/gebruikers in welke archieven mogen zoeken. Alle client licenties zijn ‘concurrent’ waardoor iedereen in het archief kan zoeken mits er een licentie beschikbaar is. Licenties worden automatisch vrijgegeven.

Voordelen 

• Alle documenten worden digitaal opgeslagen zodat ze niet meer kwijtraken.
• Alle documenten zijn volledig tekstdoorzoekbaar.
• Geschikt voor alle bestanden zoals faxen, MS Office documenten, email, gescande documenten enzovoorts.
• De ingebouwde viewer ondersteunt meer dan 200 bestandsformaten waardoor het niet nodig is de bijbehorende applicatie(s) te starten om documenten te bekijken.
• Het papieren archief kan, met toestemming van officiële instanties, vervallen.

Download hier het Informatiedossier Digitaal Archief (DMS)