Bewaart u e-mails?

Ondernemers hebben een wettelijke bewaarplicht voor administratieve documenten die de rechten en plichten van hun onderneming onderbouwen.

Dit houdt in dat boeken, documenten en andere gegevensdragers die van belang kunnen zijn zeven jaar moeten worden bewaard. Alle gegevens over de onderneming, of deze nu vastgelegd zijn op papier of in elektronische vorm, vallen daar onder. Denk bijvoorbeeld aan elektronische bank- en giroafschriften, agenda's (ook PDAen telefoon) en correspondentie. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en -bestanden, omdat deze kunnen worden gebruikt bij een controle. Het is van belang dat de (elektronische) administratie toegankelijk is en blijft. Back-ups, verouderde software en gedateerde hardware moeten dan ook vaak worden bewaard. Bij een belastingcontrole moeten de gegevens bovendien binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn.

De vraag welke e-mails moeten worden bewaard, hangt sterk af van de inhoud. In ieder geval moeten zakelijke e-mails worden bewaard wanneer een papieren document met dezelfde inhoud ook zou worden bewaard. Verandert de software of hardware, dan kan het nodig zijn om de e-mailberichten te converteren om hun vorm, inhoud en context te behouden. E-mailberichten moeten ook worden geordend en gearchiveerd, en snel en goed reproduceerbaar zijn. Invoer van e-mail in een digitaal archiefsysteem moet in ieder geval zo gebeuren dat vorm, inhoud en context hetzelfde blijven. Dit betekent dat er geen informatie uit het bericht mag worden verwijderd of toegevoegd. Hiervoor is het verstandig het systeem te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging en aanvallen van buitenaf in de vorm van hackers en virussen. Ook moet duidelijk zijp en blijven aan welke mensen het bericht oorspronkelijk is verstuurd en moeten de bijbehorende attachments ingevoerd worden.; 'kale' berichten zijn niet voldoende.

Bron  www.expertlog.nl  Sprout