Digitalisering van werkbonnen, facturen, offertes en email
- Proces: verwerking van werkbonnen en binnenkomende facturen
- Oplossing: Scanning & OCR, digitaal archief en workflow
- Doelstelling: Efficiencyverbetering en kostenbesparing
Om het interne proces te optimalisen heeft een installatiebedrijf in Zutphen besloten om werkbonnen, binnenkomende facturen, offertes en emails digitaal te archiveren. Jaarlijks worden er zo'n 10.000 opdrachten uitgevoerd en van iedere opdracht komt een papieren werkbon retour.
Werkbonnen scannen, herkennen, scheiden en digitaal archiveren
De werkbonnen worden bij terugkomst gescand. Op basis van de barcode met daarin het opdrachtnummer worden de werkbonnen herkend, van elkaar gescheiden en in de juiste mappen van het archief opgeslagen. Tevens worden postcode en huisnummer uitgelezen en worden de werkbonnen als tekstdoorzoekbare PDF's opgeslagen.
Snel en efficient terugvinden
Alle werkbonnen zijn in het archief terug te vinden aan de hand van het opdrachtnummer, de postcode en het huisnummer. Bovendien kan er in de tekst van de werkbonnen gezocht worden. Via de ingebouwde viewer kunnen de documenten direct bekeken worden zonder PDF viewer of andere applicaties op te starten. Ook digitale bestanden (Word, Excel) en email berichten die bij het project horen kunnen rechtstreeks in het digitale archief worden opgeslagen.
Het archief wordt verder gebruikt voor het opslaan van:
- Facturen
- Uitgebrachte offertes
- Email (automatisch vanuit Exchange)
Workflow voor factuurverwerking
Voor de verwerking van binnenkomende facturen wordt workflow software gebruikt. Nieuwe facturen worden via scanning en OCR software automatisch in het juiste archief opgeslagen. Daarna wordt een workflow gestart waarin de juiste personen worden aangestuurd om de factuur te controleren en in te boeken in het financiele systeem. Hierdoor raken er geen facturen kwijt en is steeds duidelijk wat de status van een factuur is. Bovendien kunnen de facturen in het archief snel en gemakkelijk worden teruggevonden aan de hand van het factuurnummer of het boekstuknummer.
