Efficient offerte-proces bij een Energiebedrijf

• Proces: optimalisatie van het maken van offertes 
• Oplossing: Fax automatisering, digitaal archief voor offertes en email in combinatie met SAP 
• Doelstelling: Efficiencyverbetering en kostenbesparing

Metastore heeft het offerteproces van een energiebedrijf onder de loep genomen. Het bleek dat de medewerkers veel tijd besteedden aan het verwerken van nieuwe aanvragen, dubbele handelingen ten behoeve van het opslaan in het ERP-systeem, het bewaken van status en voortgang van offertes en de uitvoering van de orders. Onder andere werd Excel gebruikt om bepaalde activiteiten centraal te administreren en te bewaken.

Na de inventarisatie heeft Metastore een voorstel voor verbetering opgesteld en dit gepresenteerd aan de hand van een werkende demonstratie. Door automatisch bepaalde informatie-stromen te archiveren in het DMS is het tijdrovende opslaan in het ERP-systeem niet meer nodig. Hierdoor zijn de bijkomende handelingen met 50% gereduceerd hetgeen overeekomt met een totale tijdsbesparing van ongeveer 2.000 uur op jaarbasis.