Digitaal archief biedt veel voordelen
Email, Word, Excel, PDF… Heeft u ook zoveel informatie? En kunt u snel iets terugvinden? We zoeken gemiddeld 5 uur per week naar informatie in het archief.
Herkent u dit?
Een klant belt over een email en de offerte die u samen met u collega heeft gemaakt en die vandaag vrij is. In welke map en wat was de laatste versie van de offerte. Dat wordt zoeken.
We spenderen per week meer dan 3 uren aan het zoeken naar informatie. Het is niet alleen papier, maar ook het zoeken naar ongestructureerde digitale informatie werkt arbeidsvertragend.
Met digitaal archief of ook wel document management vindt u documenten, afbeeldingen, e-mails, faxen, klant- en projectdossiers met een paar muisklikken.
U kunt sneller vragen beantwoorden, documenten zijn voor iedereen, overal en altijd beschikbaar, het voorkomt dubbele invoer, bespaart opslagruimte. Daarnaast zijn bedrijven verplicht om documenten en dossiers gedurende 5, 7 of 10 jaar te bewaren.
Een paar dossier toepassingen kunnen zijn: projecten, klanten, personeel, factuur, orders, onderhoudscontracten, facturen, patiënten, zaakdossiers, polissen, makelaar- en notarisdossiers.
Een paar kenmerken van de oplossingen:
- Documenten en e-mails worden op de achtergrond automatisch geïndexeerd en gearchiveerd.
- Documenten kunnen ook handmatig voorzien worden van trefwoorden
- Document routing voor o.a. post, ordergoedkeuring etc
- Zoeken vanuit de Windows verkenner, zonder een applicatie te openen
- Beveiliging op database,folder en document niveau
- Windows Security (Active Directory)
- Herkend meer dan 200 bestandstypen
- Zone en barcode herkenning
- Windows en web interface
- Snelle response tijden voor het vinden van informatie
- Portable archief (geautoriseerd kopie op DVD)
- Document versiebeheer
- Email en fax integratie
- Record management (documentgeschiedenis)
- Documentretentie (automatisch documenten verwijderen na een bepaalde periode)
- Integratie met andere oplossingen
- Direct zoeken vanuit andere systemen
- Koppeling met factuurverwerking oplossingen
- SharePoint integratie
- Licenties zijn gebaseerd op het gelijktijdig gebruik door gebruikers
- Zeer eenvoudig in gebruik
Metastore levert digitaal archief en document managementoplossingen voor het klein, midden en groot zakelijk markt. Wij inventariseren bij u de situatie en demonstreren de juiste oplossing.
Bel ons voor meer informatie op +31 (0) 162 427750
