Verbeter het beheer van ongestructureerde informatie
Alle organisaties delen bestanden via het interne netwerk. Iedere dag groeit die verzameling bestanden met werkdocumenten, gegevensverzamelingen, verschillende versies en dergelijke.
Het wordt daardoor steeds moeilijker om data op een logische manier op te slaan, terug te vinden en te verwijderen. Het beheer van bestanden is in de praktijk meestal niet geregeld omdat niemand zich daarvoor verantwoordelijk voelt. De meeste organisaties zien dat niet als een probleem, onder andere omdat opslagcapaciteit goedkoop is.
Door het grote aantal bestanden verliest een organisatie snel het overzicht. Naast hoge opslagkosten kunnen problemen ontstaan met de beveiliging, versiebeheer, het afleggen van verantwoording en de juridische bewijskracht. Slecht informatiebeheer bemoeilijkt ook het kennismanagement waardoor dure kennis steeds opnieuw moet worden vergaard. Informatie die onjuist of te laat beschikbaar is, leidt gemakkelijk tot verkeerde beslissingen. Als gevolg hiervan kunnen imagoschade of schadeclaims het management van een organisatie in grote problemen brengen.
ERP - de oplossing voor alles?
Veel organisaties denken dat het opslaan van ongestructureerde informatie zoals documenten in het ERP-systeem een oplossing biedt. In de praktijk zijn ERP-systemen echter zeer beperkt in functionaliteit in vergelijking met een volwaardig document management systeem (DMS). Het begint al direct bij het zoeken: je zult eerst de klantnaam of –nummer moeten weten om de gekoppelde documenten te vinden. Je kunt niet direct zoeken naar de documenten. Ook is het vaak niet mogelijk om te zoeken in documenten. Verder ontbreken geavanceerdere functies zoals rechten- en toegangsbeheer, versiemanagement en audit trails. Als laatste biedt een ERP-systeem geen bedrijfsbrede oplossing.
Daarom DMS!
Alleen een volwaardig digitaalarchief of DMS systeem biedt de geavanceerde functionaliteit voor een bedrijfsbrede implementatie. Het biedt naast de eerder genoemde functies ook mogelijkheden voor het automatisch archiveren van onder andere email, scan-to-archive van verschillende documentstromen (facturen, orders, pakbonnen, formulieren), webtoegangsmogelijkheden voor eigen medewerkers en klanten.
Via de uitgebreide zoekfunctionaliteit kunnen de juiste documenten in seconden worden teruggevonden en direct in de ingebouwde viewer worden bekeken, doorgestuurd (als hyperlink!) en afgedrukt. Verder biedt een DMS mogelijkheden voor statusbewaking en legt het de basis voor workflow toepassingen.
Terugverdientijd
De terugverdientijd van een DMS ligt over het algemeen tussen de 6 en 12 maanden! Dit is onder andere afhankelijk van de scope van het project en het aantal gebruikers.
Verbeter uw informatiebeheer
Individuele medewerkers hebben een beperkte 'information span' en kunnen niet alle bedrijfsbehoeften overzien. Zonder een structurele aanpak kan bedrijfsinformatie niet effectief worden beheerd. Metastore helpt u bij het inventariseren van uw processen, het aanwijzen van de knelpunten en het voorstellen van verbeteringen.
Metastore
De ECM divisie van Metastore biedt u oplossingen en services om uw ongestructureerde informatie flow te verbeteren. Enkele voorbeelden zijn:
- Netwerk faxautomatisering (Exchange, Notes, ERP, FoIP,virtualisatie, MFP)
- Digitaal archief en document management
- Scanning en OCR
- Automatische factuurverwerking voorbinnenkomende facturen
- Secure document delivery
- Email management
Bel ons voor meer informatie op +31 (0) 162 427750
PDF informatie
