Fax archief

De tijd van een papieren faxarchief ligt achter ons, zou u denken. Met de huidige technologische ontwikkelingen en mogelijkheden werkt elke organisatie zo efficiënt en doelgericht mogelijk. Verlies van tijd door zoiets eenvoudigs als het versturen van een fax komt niet meer voor. Dit blijkt echter niet de praktijk te zijn.

Een fax is voor veel, zo niet alle, organisaties een van de belangrijkste middelen om zaken te doen. En omdat het een juridisch geaccepteerd document is, is het voor bedrijven noodzakelijk om deze te archiveren. Het komt echter vaak voor dat faxen niet zo kostenbesparend en efficiënt worden ingezet als zou kunnen. Onderzoek wijst zelfs uit dat de hoeveelheid papier nog jaarlijks toeneemt, ondanks de digitale mogelijkheden.

Open Text Fax Server, RightFax Edition is de beste oplossing om uw dagelijkse stroom faxen te versturen, ontvangen en beheren. Deze documenten zijn van groot belang voor uw organisatie omdat ze hele communicatie- en transactiegeschiedenissen met klanten, leveranciers en partners bevatten. Als u geen strategie heeft om op langere termijn deze documenten te bewaren, kan dit vervelende gevolgen hebben voor uw bedrijf. De document management mogelijkheden van Open Text Fax Server helpen dit risico te voorkomen. Het stelt uw bedrijf in staat om documenten en controletrajecten te beheren voor compliance, klantenservice en mogelijke processen.

De belangrijkste redenen om faxen te archiveren zijn:

• Ondersteuning bij wettelijke richtlijnen
  Omdat een fax een juridisch erkend document is, bestaan er strikte regels om data te bewaren. Open Text Fax Server archiveert volgens die richtlijnen op lange termijn en volledig geautomatiseerd
• Veiligheid en controle traject
  De beveiliging van belangrijke informatie en de wetenschap wie er toegang heeft tot die documenten is essentieel.
• Behoud van bedrijfskennis
  Papieren faxen kunnen snel kwijt raken of verloren gaan. Als deze documenten verdwijnen, bestaat ook de kans dat belangrijke bedrijfsinformatie verloren gaat.
• Verbeterde productiviteit
  De handmatige verwerking van papieren faxen is een grote tijdsverspilling die de productiviteit vermindert.
• Verbeterde systeemprestatie
  Open Text Fax Server blijft optimaal werken doordat het tijdig overtallige faxen op langere termijn bewaart in een aparte bewaarplaats, speciaal voor faxbestanden ontworpen.